Katalog obejmuje przede wszystkim prace wydane przed rokiem 1999, jednakże pewna część publikacji wydanych w tym okresie została już skatalogowana komputerowo. W przypadku nieodnalezienia poszukiwanej pracy w katalogu graficznym, prosimy szukać jej także w katalogu komputerowym VTLS.
Karty uszeregowano w porządku alfabetycznym według podanych zasad:
1. jeżeli praca posiada autora (jednego, dwóch lub trzech), należy szukać jej pod nazwiskiem autora
2. prace zbiorowe (w opracowaniu…, pod red. …) zostały skatalogowane pod hasłem tytułowym, co oznacza, że w katalogu trzeba szukać tytułu publikacji
3. karty odsyłaczowe umieszczono po kartach głównych
4. w katalogu – poza literą „Ł” – nie uwzględniono polskich znaków diakrytycznych (ś,ź, ć, ń, ę, ą, ó). Oznacza to, że nazwiska „Różewicz” należy szukać pod hasłem „Rozewicz”. Inne przykłady:
| Żabczyński | Zabczynski |
| Źródło | Zrodło |
| Święcicki | Swiecicki |
| Łączyński | Łaczynsk |
5. hasła w alfabecie cyrylickim (np. w języku rosyjskim, ukraińskim, białoruskim itp.) zostały przetransliterowane zgodnie z obowiązującymi normami lub przetranskrybowane. Prosimy sprawdzać w dwóch wersjach. Przykłady:
| Puszkin Aleksandr | Puškin Aleksandr | |
| Jesienin Siergiej | Esenin Sergej | |
| Nabokow Władimir | Nabokov Vladimir |
Uwaga !
W celu ułatwienia poszukiwań zamieszczono odsyłacze do istniejących w katalogu form zapisu nazwiska.
6. nazwy niemieckie – zasadą jest, że znaki ü, ä, ö rozpisuje się w następujący sposób:
| ü – ue | Günther | Guenther |
| ä – ae | Universität | Universitaet |
| ö – oe | Österreich | Oesterreich |
7. znaki diakrytyczne występujące w innych językach (np. język francuski, języki skandynawskie) nie są uwzględniane
8. nazwiska typu „McCarthy” mają w katalogu postać „M[a]cCarthy”
9. jeżeli tytuł publikacji zaczyna się od liczebnika wyrażonego cyfrą, liczebnik ten zapisujemy słownie w nawiasie kwadratowym. Przykłady:
1. hasło osobowe (nazwisko autora)
Herbert George
66 [sześćdziesiąt sześć] wierszy/ George Herbert
2. hasło tytułowe
[Dwadzieścia pięć]
25 lat Opery Warszawskiej
10. w szeregowaniu alfabetycznym nie uwzględniono rodzajników (a, the, der die, das, le, la, itd.). Przykład:
The United States of America – United States of America
Wszelkie uwagi i pytania dotyczące przeskanowanego katalogu alfabetycznego oraz katalogu rzeczowego, niedostępnego w Internecie, prosimy kierować na adres:
informacja@znio.pl