Biblioteki wszystkich typów są zobowiązane do ewidencjonowania, opracowywania, przechowywania, zabezpieczania i udostępniania zbiorów.

Stan posiadania sprawdza się, przeprowadzając skontrum, czyli inwentaryzację zbiorów bibliotecznych.  Polega ona na porównywaniu zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem rzeczywistym na półkach magazynowych. W czasie skontrum wyjaśnia się wszelkie wątpliwości, ustala się ewentualne braki oraz opracowuje materiały dla uzupełniania zbiorów.

Chociaż Dział Kontroli Zbiorów funkcjonuje w strukturze Ossolineum jako samodzielna jednostka dopiero od 1 października 2009 r., skontra przeprowadzane były jeszcze we Lwowie, a także od początku działalności biblioteki we Wrocławiu. Świadczą o tym zapisy w księgach inwentarzowych i w księgach ubytków, niestety nie zachowały się protokoły z tego okresu. Pierwsze zapisy o stwierdzaniu braków pojawiają się w roku 1953. Najważniejsze skontra zbiorów w magazynach głównych odbyły się w latach 1969, 1974, 1984, 1995, 2006.

Obecnie zakres działalności Działu Kontroli Zbiorów obejmuje:

• prowadzenie ciągłej kontroli książek i czasopism w magazynach ZNiO
• przygotowanie i prowadzenie doraźnych skontrów zbiorów specjalnych: rękopisów, starych druków, map, mikrofilmów, dokumentów życia społecznego.
• przygotowanie i prowadzenie skontrów księgozbiorów podręcznych Działów i Gabinetów ZNiO

Każde skontrum przeprowadza się komisyjnie, zapisując informacje na specjalnych arkuszach B-161, a zebrane dane nanosi się do elektronicznej bazy danych. Podsumowanie wyników kontroli następuje po każdym skontrum.

Dział Kontroli Zbiorów sporządza protokół, który zawiera szczegółowe dane z przeprowadzonego skontrum, opracowuje wnioski i zalecenia pokontrolne oraz sprawdza realizacje tych zaleceń. Ma to na celu poprawę stanu zachowania zbiorów, warunków ich przechowywania i właściwego użytkowania. Protokół stanowi podstawę do wykreślenia z ksiąg inwentarzowych oraz z katalogów tak zwanych braków bezwzględnych. Każdy protokół jest punktem wyjścia do następnej kontroli danego zbioru.

Prace skontrowe odbywają się w ścisłej współpracy z Głównym Konserwatorem Zbiorów ZNiO w za kresie monitorowania warunków przechowywania zgromadzonych kolekcji.

Skontrum jest pracą skomplikowaną, żmudną i odpowiedzialną, jest też najlogiczniejszym i  od zawsze stosowanych sposobem kontroli zbiorów bibliotecznych, do których oprócz książek i czasopism należą także rękopisy, mapy, monety, medale, grafiki, fotografie, druki ulotne, plansze, tablice, płyty, dyskietki itp.

W dziale pracują obecnie dwie osoby, a w magazynie głównym znajduje się ponad 1.000.000 woluminów do sprawdzenia…